Adjoint-adjointe à l'administration

Description du poste

Relevant de la direction générale, la personne à ce poste a le mandat de soutenir l’équipe du RQDS aux plans de la comptabilité, du secrétariat, de l’informatique, du soutien à l’organisation d’événements et d’autres tâches administratives.

Description de tâches

Comptabilité et finances

• Procéder au paiement des factures et des remboursements de dépenses;
• Payer les salaires aux deux semaines;
• Effectuer toutes les écritures et entrées comptables se rapportant aux opérations du RQDS, ainsi qu’aux divers projets;
• Produire divers rapports ou relevés financiers;
• Fournir un état des résultats et un bilan du RQDS sur une base mensuelle;
• Voir à la préparation et aux suivis des prévisions budgétaires;
• Effectuer les tâches de fin de mois et de fin d’année financière;
• Traiter la fin d’année de la paie;
• Effectuer la déclaration de taxes biannuellement;
• Assurer les liens avec la firme de vérification comptable externe désignée et lui fournir les documents nécessaires en vue de la production des états financiers vérifiés annuels.

Secrétariat

• Assister la direction et l’équipe dans la production de documents, d’outils et de rapports (tableaux, graphiques, statistiques, etc.) ;
• Participer aux réunions d’équipe et produire les comptes rendus
• Répondre aux diverses demandes de type administratif;
• Recueillir les informations pertinentes et tenir à jour les répertoires de données administratives nécessaires à l’équipe du RQDS
• Établir et tenir à jour des systèmes de classement de dossiers répondant aux besoins;
• Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau du RQDS.

Informatique

• Faire les « back-ups » mensuellement
• Tenir à jour les codes d’accès d’administration des comptes courriels, des sites Internet, etc.

 Soutien à l’organisation d’événements du RQDS

• Assurer la logistique des activités biannuelles ou autres événements du RQDS;
• Participer à l’organisation et la réalisation des activités biannuelles ou autres événements du RQDS.
• Toutes autres tâches de soutien à la tenue et à l’organisation des activités.

Qualifications requises

• Formation de technicien comptable comme majeure, secrétariat en mineure;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office et de Simple comptable ainsi que les plateformes Desjardins : Accès D et Employeur D.
• Qualité du français écrit impeccable;
• Deux années d’expérience pertinente;
• Expérience en organisation d’événements considérée comme un atout.

Compétences personnelles recherchées

• Polyvalence, flexibilité
• Fiabilité
• Sens de l’organisation du travail et des priorités
• Capacité à travailler en équipe
• Aptitude dans les relations humaines
• Professionnalisme

Conditions

• Poste à 21 heures par semaine
• Salaire selon la politique des ressources humaines
• Assurances collectives
• Lieu de travail principal : Québec, avec possibilité de télétravail
• Disposer d’une voiture pour déplacements occasionnels
• Entrée en fonction : le 11 novembre 2019