Secrétaire Commerciale – Assistance Inhalothérapeute

RÉSUMÉ DES FONCTIONS :

Faciliter le fonctionnement administratif du bureau et aider à informer la clientèle en matière de diagnostic et consultation d’apnée du sommeil et traitement thérapeutique d’apnée du sommeil, sous la supervision de la directrice de l’entreprise.

RESPONSABILITÉS :

• Accueil des visiteurs d’une manière aimable et serviable et lui fournit des informations spécifiques en matière de diagnostic de l’apnée du sommeil et de traitement CPAP;
• Répondre au téléphone prise de rendez-vous, rédaction du courrier, répondre adéquatement à différents types d’appels sur nos produits et services
• Aide la directrice et les inhalothérapeutes en effectuant des tâches de bureau courantes telles que: dactylographie et relit des documents, fait des photocopies, classe des dossiers, ouvre des dossiers de clients et les tient à jour, trie et distribue des fichiers et des documents, entretient tous les systèmes de bases de données;
• S’occupe des ventes de matériel aux clients qui viennent à la succursale, sans rendez-vous pour le renouvellement de pièces;
• Contribue au travail d'équipe en collaborant avec les autres employés afin d'assurer le meilleur service aux clients;
• Gestion du bon fonctionnement du coin cueillette/boutique Shopify (boutique en ligne)
• Veiller au bon fonctionnement du service client et résolution des cas problématiques dans le cas d'enjeux spécifiques (suivis avec poste Canada, organisation des ressources, résolution des enjeux techniques, résolution de différentes situations)
• Veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes de l'inventaire (coordination de l'arrivage des produits, de leur inventaire)
• Gestion des processus d'expédition : point de contact avec Poste Canada, évaluation des besoins en matériaux d'expédition, suivi du bon fonctionnement des logiciels d'expédition 
• S’occuper du suivi de la clientèle ou des fournisseurs et définit des solutions en cas de dysfonctionnements (livraison, garantie, politique)
• Éditer et envoyer les factures
• Aide les professionnels de la santé à accomplir les procédures et à remplir les formulaires requis, et participe à l’entretien du matériel CPAP utilisé par les clients;
• S’efforce en tout temps d’améliorer le fonctionnement de la succursale en comprenant et en examinant les processus et le flux de travail; participe aux autres activités d’amélioration de la qualité;
• Facilite les paiements en préparant les documents de financement et en se tenant au courant du fonctionnement des systèmes de financement;
• Assure le bon fonctionnement du matériel en effectuant les opérations d’entretien préventif, en suivant les instructions des fabricants, en recherchant la cause des défectuosités et en faisant effectuer les réparations requises;
• Contribue à la croissance d’Apnée Santé en assurant la liaison avec les professionnels de la médecine et en donnant aux clients potentiels des informations ou de la documentation sur les produits et services de la société et, le cas échéant, des démonstrations de produits.
• Interpellé à se déplacer entre clinique pour veuillez au bon fonctionnement lors de vacances, maladie ou autre.  

Qualité requise :

• Dynamique, diplomate, minutieux(se) et organisé(e), polyvalent(e)
• Flexible
• Disponible 1 Samedi sur 2
• Aime travailler en équipe et qui est soucieux(se) de mener à bien les missions qui lui sont confié(es)
• Être capable de bien gérer son stress et avoir une grande capacité d'adaptation

Compétences Requises:

• Bilingue
• Diplôme d’étude en secrétariat
• Maitrise des outils informatiques et bureautique
• Des compétences en technique commerciales sont nécessaires
• Aisance relationnelle pour dialoguer naturellement avec les clients ainsi que les fourbisseurs.
• Maitrise du logiciel Shopify un atout
• Connaissance sur l’apnée du sommeil un atout