Responsable de l'administration

Fondée en 1948, La Société Pro Musica est un organisme sans but lucratif dont la mission est de diffuser de la musique de chambre à Montréal via différentes séries de concerts. Pro Musica présente une vingtaine de concerts par année.

Responsabilité principale : assister la direction générale dans les divers aspects de la diffusion de musique de chambre et la gestion de l’organisme, dont principalement l’accueil des divers partenaires (artistes, public et subventionneurs)

Les missions et responsabilités :

Communications

• Accueil à la réception (téléphones, courriels, soirs des événements) et suivis ;
• Mise à jour du site web ;
• Préparation et publication de diverses communications avec les partenaires dont une infolettre (français et anglais) et du contenu avec interactions sur médias sociaux ;
• Préparation et publication de communiqués de presse (français et anglais) ;
• Insertion et mise à jour d’une base de données pour clients, incluant abonnés ;
• Communications, sollicitation et suivis auprès des abonnés et abonnés potentiels ;
• Production de rapports de marketing en vue des conseils d’administration et autres comités.

Présentation de concerts et événements spéciaux

• Préparation de contrats pour les interprètes ;
• Préparation et recherche d’informations pour la conception des programmes de concerts (photos, biographies, notes de programme, etc.) ;
• Rédaction et impression des programmes de concerts à l’aide du logiciel Publisher ;
• Coordination et suivi des publicités produites pour les concerts ;
• Gestion des billets de faveurs ;
• Accueil lors des concerts ;
• Rédaction de rapports (C.A., gouvernement) suivant les différents évènements.

Tenue de livres et finances

• Entrée de données (logiciel Simple Comptable) ;
• Paiement de factures ;
• Production de remises gouvernementales ;
• Impression et transmission de lettres de sollicitation ;
• Production et transmission de reçus d’impôts pour les dons recueillis et suivis ;
• Soutien aux demandes de subventions.

Administration

• Préparation et suivi des réunions et activités à caractère professionnel de la direction générale et des membres du conseil d’administration : comités internes, rencontres, voyages, formations professionnelles, colloques, levée de fonds, etc. ;
• Réception et suivi des communications téléphoniques et électroniques ;
• Gestion de la base de données, des envois et de l’archivage des dossiers ;
• Achat des fournitures de bureau ;
• Toutes autres tâches connexes.

Connaissances et compétences requises pour le poste :

• Formation et expérience pertinentes ;
• Très bonne connaissance du français/anglais (oral et écrit) et excellentes capacités rédactionnelles ;
• Posséder d’excellentes habiletés de communication et entregent avec la clientèle ;
• Maîtrise de l’environnement PC, des réseaux sociaux et des logiciels suivants : Microsoft Word, Excel, Access et Publisher, ainsi que Simple Comptable ;
• Faire preuve d’autonomie, de souplesse et d’une capacité éprouvée à travailler en équipe ;
• Posséder un sens des priorités et du respect des échéanciers ;
• Faire preuve de méthodologie, d’une grande rigueur et de minutie ;
• Faire preuve de discrétion ;
• Intérêt pour le milieu culturel en général.

Conditions :

• Temps partiel (4 jours/semaine);
• Salaire : 20$ de l’heure;
• Lieu de travail : bureaux de Pro Musica : rue Ste-Famille, angle Milton à Montréal;
• Il y aura une période de probation de 3 mois.

Pour soumettre votre candidature, remettez votre dossier comprenant curriculum vitae et lettre d’intérêt à l’attention de François Pilon, directeur général, au plus tard le vendredi 10 juillet 2015.

Pro Musica vous remercie de votre intérêt pour ce poste. Seuls les candidats(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.