• Recevoir les appels et les rediriger aux personnes concernées
  • Accueillir les visiteurs
  • Accueillir les nouveaux membres (chercheurs, professionnels, étudiants) et les stagiaires
  • Réserver les salles de conférence et en assurer leur bon état en tout temps
  • Gérer la logistique des espaces de travail pour les visiteurs et les cubicules pour les étudiants et professionnels de recherche
  • Distribuer et affranchir le courrier du jour, et envoyer les enveloppes et colis par messager (Purolator, Courrier Plus, Globex)
  • Préparer la documentation pour les événements (badges, porte-noms, pochettes, programmes), en collaboration avec la coordonnatrice des événements
  • Installer et débarrasser les plateaux de nourriture, boissons, café, thé, assiettes, ustensiles, serviettes de papier et poubelles lors des événements
  • Aider à la mise en place des salles pour les événements
  • Combler les besoins logistiques pour chaque réunion ou rencontre : boissons, repas ou collations, matériel informatique, badges, etc.
  • Préparer des lettres et autres documents en soutien à l’équipe administrative
  • Faire des photocopies et envoyer des télécopies et des courriels
  • Saisir les données requises dans le tableau de bord (interventions médiatiques, mise à jour de la liste des étudiants et professionnels de recherche)
  • Préparer le bordereau de dépôt pour la banque et faire les dépôts et les copies de chèque à remettre à l’adjointe à l’administration
  • Gérer les cartes d’accès (commande, émission et annulation) et informer l’administration de l’édifice de tous changements ou problématiques quant à l’entretien des espaces de bureaux
  • Gérer les réservations d’hôtels pour les membres visiteurs et les conférenciers, et les réservations de train et restaurants
  • Remplir le photocopieur et les imprimantes de papier et signaler tout problème technique au responsable de TI
  • Commander le papier, fournitures de bureau, enveloppes, cartes d’affaires, plaques logo des partenaires, cartouches d’encre, etc.
  • Commander eau, jus, boissons gazeuses, lait, crème (IGA), vins (SAQ), café, et autres produits nécessaires aux événements et à la cuisine
  • Commander la nourriture pour les événements auprès du traiteur, en collaboration avec la coordonnatrice des événements
  • Prendre en charge la vente du café
  • Assurer la propreté et le bon usage de la cuisine, les espaces communs et les salles de réunion en tout temps
  • Partir le lave-vaisselle à la fin de la journée et le vider le lendemain matin
  • Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin

Qualifications requises

  1. Connaissance informatique requise (Windows) : Word, Excel, Powerpoint
  2. Français et anglais parlés et écrits

Ponctualité, assiduité et flexibilité

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Centre interuniversitaire de recherche en analyse des organisations (CIRANO)

Un centre interuniversitaire, pluridisciplinaire et intersectoriel, reconnu pour sa crédibilité et sa neutralité 25 ans d’expérience avec des retombées importantes pour certaines organisations et pour la société québécoise Un forum entre le monde académique, les...

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