Groupe Maxo Construction spécialisé dans la construction et rénovation, réalise des projets commerciaux, industriels et institutionnels, est à la recherche d’une adjointe administrative. Le travail consiste principalement à apporter un support au président dans les suivis administratifs dans le processus d’estimations et de gestion de projet.

Général

  • Accueil, répondre aux appels, et gérer les courriels;
  • Compiler et mettre à jour les informations des sous-traitants et des fournisseurs dans fichier Excel et Avantage;
  • Assurer le contrôle qualité des documents finaux (mise en page, assembler les documents etc.);
  • Remplir des formulaires administratifs préétablis et faire le suivi administratif des projets;

Projet

  • Effectuer l’ouverture de dossiers pour tous nouveaux projets;
  • Préparer et effectuer le suivi des documents administratifs tels que soumissions, contrats, bons de commande, ordres de changement, etc.;  
  • Effectuer des appels téléphoniques et assurer la correspondance administrative avec les sous-traitants, les fournisseurs, les professionnels et les autres intervenants;  
  • Transmettre et distribuer de documents (plans, devis, addendas, etc.);
  • Préparer la documentation pour les soumissions et projets en cours;
  • Assister l’équipe d’estimation;
  • Faire les demandes de cautionnement et d’assurance ainsi que la réception des prix;
  • Enregistrer les plans, les documents techniques et les communications par courriel entre les différents intervenants du projet;
  • Faire des suivis des échéanciers;
  • Effectuer les ouvertures et fermeture de chantier CNESST et CCQ;
  • Demander au sous-traitant les documents de conformité, suivi des quittances et dénonciations par projets;
  • Vérifier la conformité des divers documents reçus;  
  • Participer à tout le processus et au suivi des projets de construction;
  • Effectuer les communications nécessaires au bon déroulement des opérations de l’entreprise, des soumissions et des projets;
  • Archiver les dossiers de soumissions non gagnés;
  • Soutenir l’estimateur dans la préparation de soumissions pour des appels d’offres;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes

Comptabilité

  • Tenue quotidienne dans les tâches connexes à la comptabilité entrée de toutes les données (facturation, dépôts, achats, déboursés) dans le système comptable Avantage;
  • Participer au processus comptable de clôture de fin de mois et de fin d’année;

Exigences et qualifications

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans un domaine connexe;
  • 3-5 ans d'expérience dans un poste similaire;
  • Maîtrise du français écrit, connaissance de base de l’anglais parlé et écrit.
  • Excellente maîtrise de Word, Excel, et Outlook, et aisance en informatique;
  • Connaissance des logiciels Avantage ou tout autre système comptable (un atout)
  • Expérience de travail dans le domaine de la construction un atout important.

Compétences et aptitudes requises

  • Être une personne hautement organisée.
  • Faire preuve d’une grande autonomie.
  • Avoir un souci du détail et du travail bien fait.

Horaire : Lundi au vendredi de 8h30 à 17h (horaire flexible).

Salaire : à discuter selon l’expérience

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Groupe Maxo Construction Inc.

Groupe Maxo offre un service complet et flexible dans la réalisation des projets de construction et rénovation commercial ou industriel. ...

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