Adjointe administrative

Telecon est une entreprise qui procure des solutions clé en main de construction, d’entretien et de réparation de réseaux de télécommunication souterrains, aériens, intérieurs et sans fil et d’énergie. Près de 2500 employés passionnés, œuvrant à travers le Canada, offrent des services d’installation, de construction, de vérification et d’entretien des réseaux câblés ou sans fils. Forte d’une expérience de plus de 45 ans et d’une croissance continue, Telecon désire combler 1 poste d’Adjointe administrative dans sa division civile et éolienne à Québec.

Relevant du Chef de service, l’adjointe administrative aura la responsabilité de gérer et assurer la réalisation des projets en partenariat avec le chargé de projets.

À ce titre, l’adjointe-administrative devra effectuer au minimum les tâches suivantes :

• Commander les soumissions
• Télécharger les documents et sauvegarder dans le réseau
• Ouvrir les dossiers de soumission
• Imprimer documents de soumissions et plans format « standard (lettre, 11 X 17) » les grands plans s’en vont pour impression et réserver un commissionnaire
• Mettre à jour le tableau de suivi pour fermeture soumission
• Suivi des visites de soumissions, effectuer un rendez-vous de groupe dans outlook pour les visites
• Faire cautionnement soumission / exécution
• Faire la demande d’autorisation (résolution) spécifique à chaque projet
• Rédiger les soumissions et assurer la conformité du document
• Réserver un commissionnaire pour le dépôt si requis
• Info-excavation
• Contrats généraux Bell/HQ :
  • Ouverture des dossiers lorsque réception commande, compléter tableau excel, avenants, pré-facturation, suivi réception paiement, classement dossiers / factures.
• Bell Portail :
  • Récupérer commande, plans, documents, faire les dossiers, compléter tableau excel, effectuer la pré-facturation, classement dossiers / factures.
• Envoi Purolator et suivi
• Compilation des feuilles de temps le lundi matin avant midi pour civil et Énergie
• Faire l’entrée des heures véhicules qui sont sur les feuilles de temps Civil et Énergie dans le constructeur
• Ouverture de contrats lorsqu’un projet est obtenu
• Faire cartable projet obtenu
• Tenir à jour la liste des codes de projet
• Ouverture chantier CSST/CCQ
• Programme de prévention
• Inventaire papeterie
• Attestation Revenu Québec = Envoyer un rappel à Johanne 2 semaines avant l’échéance
• Attestation assurance
• À la fin de chaque mois : envoyer le tableau de soumissions
• Effectuer la compilation dans le tableau excel des rapports / pauses CSST pour Civil et Énergie, numériser les pauses SST et rapport d’inspection et sauvegarder dans le dossier
• Pré-facturation des projets spécifiques Civil
• Compléter les demandes de dénonciation Civil & Énergie
• Demande de permis d’occupation
• Boudinage de documents
• Liste des véhicules Civil et Énergie
• Imprimante : placer les appels de services et commander les cartouches pour ne pas en manquer.
• Archivage
• L’ensemble du processus de soumissions, ouverture de contrat et fourniture des documents administratifs pour Civil & Énergie
• Compléter le suivi des coûts pour chacun des projets

Scolarité

• DEC en bureautique ou DEP en secrétariat ou expérience équivalente

Expérience requise

• Un minimum de 3 ans dans un rôle similaire.

Habiletés et connaissances requises

• Connaissance des logiciels de la Suite MS Office, incluant Access et Excel (avancé)
• Habileté et aisance avec les chiffres
• Sens de l’organisation, esprit d’équipe  et professionnalisme
• Grande débrouillardise
• Faire preuve d’initiative
• Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais à l’oral et à l’écrit.

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