Adjointe Administrative

Nous rechercons un(e) adjointe administratif(ve) rigoureaux(se) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. Le/la candidat(e) idéal(e) apportera un soutien essentiel au bon fonctionnement de notre bureau, garantissant ainsi des opérations quotidiennes fluides et un excellent service a la clientéle.  

Ce poste exige de solides compétences informatiques, une maitrise des logiciels bureautiques et la capacité de gérer efficacement plusiers taches.  Une expérience en bureau administrative dans la domaine de la construction. 

Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un environment professionel ou le sens de l'organisation et le souci du détail sont des qualités essentielles. 

Responsabilités

• Gérer l'accueil, notamment recevoir les visiteurs et répondre au standard téléphonique avec professionnalisme et courtoisie.
• Saisir des données avec précision à l'aide de Microsoft Office, Google Workspace, Canvas, Mobile Punch, Dynacom ERP, Highpoint CRM
• Maintenir un système de classement organisé, tant électronique que papier.
• Planifier les rendez-vous et coordonner les calendriers du personnel et des clients.
• Assurer le support client par téléphone, courriel et en personne.
• Participer à la comptabilité et à la tenue des registres financiers de base à l'aide de QuickBooks ou d'un logiciel similaire.
• Relire les documents pour en vérifier l'exactitude et la clarté avant diffusion.
• Assurer les tâches administratives telles que la photocopie, la numérisation et la télécopie de documents.
• Gérer le courrier administratif et assurer un suivi rapide des dossiers en cours.
• Maintenir un espace d'accueil propre et organisé pour créer une ambiance conviviale.

Exigences

• Expérience confirmée en secrétariat ou administration, de préférence dans un bureau d'une entreprise de construction.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel), Google Workspace, Canvas, QuickBooks, Mobile Punch et Dynacom ERP.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à prioriser efficacement les tâches.
• Expérience en saisie de données, classement et gestion de dossiers. Systèmes téléphoniques multilignes
• Excellentes compétences en communication téléphonique et en service à la clientèle
• Capacité de frappe rapide et précise ; compétences en relecture appréciées
• Connaissance du secteur de la construction
• Sens aigu de l’organisation, souci du détail et rigueur
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement dynamique
• Maîtrise du français, de l’anglais, de l’espagnol et de l’arabe souhaitée

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