Adjoint (e) administratif (ive)

Résumé du poste

Fondée en 1986, Bibliomondo est une société d’édition de logiciels spécialisés en technologies du savoir. Elle est le prestataire numéro 1 dans le monde francophone, au service de plus de 1500 bibliothèques dans 11 pays avec plus de 5 millions d’utilisateurs sur ses diverses plateformes.

Elle consacre près de 35% de ses ressources à la recherche et au développement afin d’améliorer et de réinventer les processus d’affaires.

La plateforme développée par Bibliomondo permet de s’adapter aux besoins de notre clientèle. Plusieurs municipalités, bibliothèques, institutions culturelles, centres de documentation et sociétés, utilisent la plateforme Bibliomondo pour améliorer leurs gestions à divers niveaux.

Quelques sociétés partenaires développent par ailleurs des solutions sur celle-ci. Outre les solutions de SIGB et de Gestion des Contenus Multimédia, les solutions de Bibliomondo permettent la gestion de parcs informatiques (publics, privés), la mise à disposition de catalogues d’accès publics, l’amélioration des processus reliés aux ressources humaines et au transfert des connaissances.

Bibliomondo étant en pleine expansion, la compagnie propose de nombreuses opportunités professionnelles dans des domaines de compétences très diversifiés.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Agissant sous l’autorité directe du Président de la compagnie, le poste d’Assistant(e) au bureau du Président implique une grande polyvalence. Le ou la candidat(e) devra faire preuve d’une organisation hors pair. L’Assistant(e) au bureau du Président collabora sur plusieurs projets, qu’il s’agisse de tâches administratives, rédaction de documents concernant la compagnie ou un projet en particulier, gestion d’événements internes.

Responsabilités et missions

RESPONSABILITÉS

• Planifier et gérer les réunions, les rencontres, entrevues ou participations à des conférences pour le Président.
• Effectuer et gérer toutes les activités relatives au secrétariat et au support administratif pour le Président.
• Coordonner tous les arrangements de voyages : réservation de billets d’avion, de train, hôtels, de restaurants.
• Traduire, Saisir ou réviser de la documentation, des rapports, soumissions selon les demandes.
• Collaborer à la préparation des réunions et de tout autre projet.

Qualifications et compétences

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou expérience de travail équivalente combiné à un minimum de cinq années d’expérience comme Secrétaire ou Assistante de Direction, ou encore Ajointe au Président.
• Maitrise parfaite du français et l’anglais est indispensable.

HABILETÉS/CAPACITÉS INTELLECTUELLES et/ou PHYSIQUES

• Savoir gérer son stress : ceci est un point primordial pour ce poste, capacité à travailler dans l’urgence et sous pression.
• Débrouillardise : être capable d’aller chercher des informations ou des éléments au besoin.
• Polyvalent : être capable de travailler sur plusieurs projets en parallèle, pouvoir apporter son savoir-faire sur différentes applications, logiciels…
• Être autonome : sens de l’anticipation, de l’initiative.
• Être organisé : respecter les procédures d’organisation, planifier ses activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas.
• Savoir travailler en équipe : il primordial, d’être motivé à travailler dans un environnement ou il faut collaborer sans cesse avec ces collaborateurs.
• Bonne expression écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire pour les envois de mails.
• Savoir raisonner : capacité d’analyse et de synthèse.
• Être rigoureux : organisation et méthode.
• Sens de l’entreprise : confidentialité des informations traitées.
• Communication : sens du relationnel.
• Une focalisation sur la personnalité orientée client.

Avantages

CONDITIONS DE TRAVAIL

Emploi permanent, non-syndiqué et à temps plein (40hrs/semaine, horaire du lundi au vendredi).

Assurance collective admissibilité après 3 mois consécutifs a l'emploi

Capacité à être flexible dans la gestion du temps en fonction des projets en cours, des nouvelles applications ou logiciels à mettre en production.

Type d'emploi : Temps Plein