Adjoint Administratif - Projets

À QUOI RESSEMBLERA VOTRE SEMAINE DE TRAVAIL? : 

Sous la supervision du directeur de projets, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe de gestion.

• Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d'un projet de construction;
• Transférer le dossier de soumission dans l'arborescence;
• S'assurer de fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet aux différents départements concernés;
• Produire la lettre d’adjudication de contrat;
• Transmettre la revue de sous-traitance et autres documents au département contractuel;
• Assurer le suivi de la sous-traitance aux divers intervenants jusqu’à sa signature;
• Documenter et tenir à jour le cheminement des dessins d’atelier;
• Produire les procès-verbaux des réunions de chantier et de coordination et les diffuser aux intervenants pertinents;
• Répertorier les procès-verbaux qui ne sont pas sous notre responsabilité;
• Effectuer les correspondances requises dans le respect des règles établies;
• Lorsque mobilisé sur un chantier, prendre part à la mobilisation et à la démobilisation physique du chantier en matière d’ameublement, de fournitures de bureau, de lignes téléphoniques ou Internet, de stationnements, etc.;
• Tenir à jour l’émission et la révision des plans et devis;
• S’assurer de la distribution de toute révision aux divers intervenants;
• Assurer le suivi et la transmission des directives aux divers intervenants;
• Préparer la présentation des divers changements: EC, BC, IC, BT;
• Préparer les SCO et les SCA: produire les contrats applicables liés aux régies et valider la nomenclature;
• Se coordonner avec l’équipe de facturation pour l’émission de la facture;
• S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires lors de la remise des chèques aux sous-traitants et fournisseurs;
• Transmettre lesdits chèques selon les instructions reçues;
• Préparer et transmettre la documentation relative à l’acceptation provisoire et finale;
• Assurer la préparation des documents de fin de chantier;
• Archiver le projet dans un délai raisonnable, selon les instructions et règles établies, en y incluant les documents et informations fournis par le surintendant et l’agent de prévention.

POSSÉDEZ-VOUS CES QUALIFICATIONS ET HABILETÉS? : 

• Être titulaire d’un DEP ou d’un DEC en secrétariat ou bureautique;
• Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire;
• Connaître le domaine de la construction est un atout;
• Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française;
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
• Avoir un niveau d'anglais intermédiaire, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions);
• Avoir la capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers;
• Faire preuve de polyvalence, d’autonomie, de rigueur et avoir des aptitudes pour le travail d’équipe;
• Posséder un grand sens de l’organisation.

POURQUOI SE JOINDRE À L'ÉQUIPE DE POMERLEAU? : 

• Salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances;
• Assurances collectives (Compte de gestion santé);
• REER collectif;
• Abonnement à un centre de conditionnement physique remboursé à 50% par l'employeur;
• Programme d'aide aux employés;
• Formation continue offerte tout au long de l'année;
• Environnement jeune et dynamique;
• Excellentes possibilités de carrière.

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