Adjoint administratif à la direction #159

Nous sommes présentement à la recherche d’un ou d’une adjointe de Direction Générale pour un de nos clients, un organisme Gouvernemental spécialisé dans le domaine de la Santé.

Tâches :

• Tenir l'agenda, fixer les rendez-vous et organiser les rencontres, préparer les dossiers nécessaires au déroulement des rencontres et assurer les suivis des décisions prises;
• Préparer, assister et assurer le soutien clérical et logistique des réunions du comité de direction, des différents comités internes et des évènements spéciaux;
• Rédiger les comptes-rendus, réviser les lettres et documents à transmettre sous la signature de la PDG;
• Répondre à certains courriels à la demande de la PDG et à ceux relevant de sa compétence;
• Transcrire et effectuer la mise en page de documents, en assurer la diffusion auprès des destinataires et les classer selon les normes de conservation établies;
• Assurer la réception téléphonique et l’accueil physique des visiteurs et les orienter vers les ressources pertinentes;
• Assurer le cheminement efficace et cohérent des différents dossiers relevant de la Direction générale dans le respect des échéances fixées;
• Répondre aux demandes d’information dans son champ de compétence et référer les interlocuteurs aux personnes pertinentes;
• Élaborer des procédures et des outils de suivi des différents dossiers actifs;
• Assurer l’application des normes, procédures, politiques et directives dans son champ de responsabilité;
• Procéder aux réservations de salles, de voitures ou de chambres d’hôtel pour les déplacements;
• Procéder à la collecte et à la vérification des rapports de frais de déplacements en s’assurant que les informations requises soit conformes à la directive en vigueur et les transmettre pour approbation;
• Agir comme personne-ressource en matière de procédés cléricaux et administratifs auprès des techniciennes administratives de direction;
• Produire les rapports statistiques demandés;
• Participer aux réunions et aux activités de formation autorisées;
• Signaler à son supérieur immédiat toute situation problématique;
• Accomplir toutes autres tâches connexes à la demande de la PDG.

Si vous êtes motivé à relever de nouveaux défis, nous voulons vous rencontrer!

Les avantages de ce poste?

• 13 congés fériés et banque de près de 10 congés maladie disponible;
• Fond de pension gouvernemental;
• 4 semaines de vacances;
• Lieux de travail accessible via le transport en commun;
• Horaire fixe de jour;
• Très belle opportunité de carrière;
• Équipe sympathique et très professionnelle.

Chez Bédard Ressources:

• En affaires depuis 1996;
• Nous offrons des postes dans tous les domaines;
• 10 bureaux afin de mieux vous servir;
• Nos services sont toujours gratuits pour les candidats;
• Le traitement de votre candidature se fait en toute confidentialité.

* L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.

Profil de la personne recherchée:

• Grande disponibilité envers les clients et les partenaires;
• Excellente écoute et diplomatie;
• Faire preuve d’une grande discrétion;
• Avoir le souci prononcé de la confidentialité;
• Disponibilité et flexibilité d'horaire (occasionnellement);
• Bon esprit d’initiative et faire preuve d’un bon jugement;
• Avoir un excellent sens de l’organisation du travail;
• Avoir la capacité de travailler en autonomie;
• Débrouillard, fiable, responsable et ponctuel.

Exigences :

• Diplôme d’études professionnel ou DEC en Bureautique, secrétariat administratif ou toutes autres disciplines reliées;
• 4 à 8 années d’expérience à titre d’assistant de direction ou d’adjoint de haut niveau;
• Connaître les techniques de classement et d'archivage;
• Excellent niveau de Français, bilinguisme (un sérieux atout);
• Facilité avec l’informatique (Word et Excel).

Salaire : 18,00$ à 25,00$ de l’heure, selon l'expérience.

Horaire : Temps plein  / 40 heures par semaine / Lundi au vendredi 8h00-17h00.

Statut : Permanent.

Ce poste vous intéresse? Envoyez votre curriculum vitae à Jean-Francois Coté par télécopieur au 418-659-6772, par courriel ou appliquez sur ce poste.