Superviseurs / superviseures de commis de bureau et du personnel de soutien administratif

Résumé du poste :

La Directrice de bureau est responsable de la supervision globale des opérations administratives, de la coordination des différents départements, de la gestion des ressources humaines, du maintien d’un environnement de travail performant ainsi que du soutien direct à la direction. Elle joue un rôle clé dans la structuration organisationnelle, le développement des processus internes, la gestion du personnel administratif et l’amélioration continue de l’efficacité opérationnelle.

Gestion du bureau :

• Superviser l’ensemble des opérations du bureau afin d’assurer un environnement de travail structuré, fonctionnel et performant.
• Optimiser l’organisation interne et la logistique : affichages, signalétique, procédures visibles, outils d’organisation, documentation centralisée.
• Mettre en place, structurer et améliorer les processus internes (communication, gestion des vacances, règles de fonctionnement, circulation de l’information).
• Gérer et optimiser le budget du bureau, classifier les dépenses, valider les factures et maintenir un registre financier rigoureux.
• Coordonner avec les équipes internes et les fournisseurs pour assurer la maintenance, la disponibilité des équipements et la qualité des installations.
• Gérer l’ensemble des ressources matérielles et fournitures, incluant les commandes de nourriture, papeterie et équipements variés.
• Agir comme point de contact principal pour tous les enjeux quotidiens (accès, clés, stationnement, maintenance, demandes urgentes).

Ressources humaines :

• Superviser l’ensemble du cycle de recrutement, du sourcing à la sélection finale : rédaction d’offres, publications, présélection, entrevues, recommandations et suivi.
• Rédiger les contrats de travail, avenants et documents RH officiels, en assurant leur conformité avec les normes internes.
• Gérer l’intégralité des dossiers employés : salaires, augmentations, gestion des accès, vacances, congés, calendriers RH.
• Administrer la plateforme employeur, créer les comptes, gérer les accès, assurer le support technique et interne aux employés.
• Organiser et mener les rencontres RH structurantes : suivis à 2 semaines,  évaluations de probation (3 et 6 mois),névaluations annuelles (documents, logistique, suivis).
• Encadrer et soutenir les employés dans leurs questions confidentielles, fiches de paie, besoins RH ou préoccupations personnelles.
• Gérer les processus d’onboarding et d’offboarding : accueil, formation initiale, documents légaux, récupération du matériel, clôture des dossiers.
• Concevoir, mettre à jour et structurer l’organigramme officiel de l’entreprise.
• Contribuer activement à un climat de travail positif et aligné avec les valeurs corporatives.

Organisation d’événements & culture interne :

• Planifier, organiser et superviser l’ensemble des événements internes : 5@7, activités d’équipe, célébrations, communications internes.
• Gérer l’intégralité du processus événementiel : budget, logistique, organisation, achats, coordination, communication, rétroplanning.
• Structurer un calendrier annuel d’événements pour renforcer la culture interne.
• Animer le canal général Teams pour favoriser la communication interne et l’engagement des employés.
• Promouvoir activement les valeurs corporatives au sein des équipes.

Soutien stratégique à la direction & gestion administrative :

• Superviser l’ensemble du pôle administratif, incluant la gestion des priorités, la structuration des processus et l’amélioration continue des pratiques administratives.
• Encadrer, former et accompagner une adjointe administrative, assurer le suivi de sa performance, définir ses objectifs et optimiser sa charge de travail.
• Piloter l’amélioration continue des processus administratifs, identifier les enjeux, proposer des solutions et coordonner leur mise en œuvre.
• Préparer des présentations professionnelles et documents stratégiques destinés aux clients ou à la direction.
• Rédiger, réviser et mettre en forme des documents officiels, internes, administratifs ou corporatifs.
• Assurer la qualité, la cohérence et la conformité des communications administratives.

Finances, achats et fournisseurs :

• Participer au processus financier interne, en coordonnant avec les comptes payables pour la recherche, validation et classification des factures.
• Superviser la facturation liée aux expéditions (Purolator, Uber), assurer le suivi administratif et la conformité des données.
• Mettre à jour les dossiers clients afin de garantir une facturation exacte et structurée.
• Maintenir un registre clair des dépenses administratives et veiller au respect des budgets opérationnels.

Coordination interne :

• Garantir la cohésion opérationnelle entre les différents départements
• Identifier les inefficiences, proposer des améliorations et implanter des processus pour fluidifier la collaboration interne.
• Participer à la structuration des pôles internes (définition des rôles, priorisation, suivi opérationnel).
• Soutenir les gestionnaires dans l’organisation et la planification de la charge de travail interne.

Support aux équipes TI :

• Gérer le calendrier de garde des techniciens : planification, rotations, mises à jour, gestion des imprévus.
• Se rendre disponible deux semaines par mois, 24 h/24, pour assurer la gestion de la garde, incluant la réception des appels et le dispatch rapide des interventions aux techniciens.

Santé, sécurité et conformité :

• Rédiger, structurer et mettre à jour les politiques organisationnelles internes en lien avec la conformité administrative.
• Identifier les manques ou risques potentiels et proposer des solutions correctives.
• S’assurer du respect des procédures internes et de la conformité administrative globale.
• Expérience professionnelle minimale requise.
• Minimum de 3 à 5 années d’expérience dans un poste administratif, de coordination ou de gestion de bureau.

Exigence académique minimale :

• Minimum bac universitaire de premier cycle en administration, gestion, bureautique, ressources humaines, communication ou autre domaine connexe aux fonctions du poste.
  OU
• Toute combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente démontrant des compétences en gestion administrative, coordination ou supervision.

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