Secrétaire de cadre supérieur - Concours 25-26/27

Contrat d’une durée de 3 ans (possibilité de prolongation)

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction du vice-président à la recherche, à la création et à la planification, et en étroite collaboration avec l’adjointe exécutive à la présidence, la personne titulaire de l’emploi apporte son soutien à la planification et à l’organisation des activités de la Vice-présidence à la recherche, à la création et à la planification, à la Direction de la recherche et du soutien à l’internationalisation, ainsi qu’au personnel cadre du bureau de la présidence, en effectuant différentes tâches administratives de nature variée et complexe. En l’absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche de son secteur.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

De manière générale, cette personne fera équipe avec l’adjointe exécutive à la présidence afin d’assurer une continuité et un soutien aux fonctions et obligations du bureau de la présidence.

De manière plus spécifique, cette personne :

• Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur et des cadres de la présidence. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage à l’occasion l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure des présences aux différents rendez-vous.
• Peut être appelée à assurer un suivi des courriels de son supérieur de façon efficace en analysant et en priorisant le contenu.
• Assure les communications et les échanges d’information avec le bureau de la présidence, l’Université, d’autres universités et établissements d’enseignement, des ministères et divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux.
• Assure la révision linguistique et la mise en page des documents produits, tels que rapports, lettres, présentations et autres et s’assure de la conformité et de la qualité de ceux-ci.
• Prépare des documents aux fins de présentations, participe à la production de divers rapports administratifs et en assure l’organisation technique à l’aide des technologies appropriées.
• Voit à l’organisation de réunions statutaires et d’autres réunions ou comités. Effectue des recherches et collige l’information pertinente aux dossiers des réunions. Lorsque nécessaire, effectue le dépôt des documents sur le portail sécurisé pour les réunions des différents comités. Au besoin, assiste à certaines réunions et en rédige les comptes rendus. Informe les responsables concernés des suivis découlant de ces réunions.
• Tient à jour les systèmes d’information nécessaires aux opérations de la vice-présidence. Collabore à l’administration du budget de la vice-présidence, incluant les budgets de la Direction de la recherche et du soutien à l’internationalisation, notamment en vérifiant et contrôlant les dépenses.
• Accueille les personnes qui s’adressent à la vice-présidence et leur fournit des renseignements sur des sujets variés. Effectue les recherches nécessaires, valide l’information auprès de différents intervenants et réfère les personnes aux responsables concernés.
• Prend connaissance du courrier, fait les vérifications d’usage, traite les demandes selon les priorités et prépare la correspondance courante en effectuant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires. En l’absence de son supérieur, évalue l’importance des demandes, règle celles qui ne requièrent pas son intervention et achemine les plus urgentes aux personnes responsables concernées.
• Organise sur demande les rencontres, planifie la logistique et les déplacements des membres de son équipe.
• Collabore à l’administration de la vice-présidence et du bureau de la présidence, notamment en préparant les rapports de dépenses, les demandes de paiements, en procédant à de la refacturation, en assurant la saisie des bons de commande et le suivi du processus d’approbation des bons de commande ainsi que la réception des fournitures dans le système de gestion administrative lorsque requis. Effectue les mêmes suivis pour le personnel cadre du bureau de la présidence.
• Traite des informations et des dossiers stratégiques, de nature confidentielle ou d’ordre légal. Maintient un système de classement.
• Maintient à jour ses connaissances en lien avec son domaine d’activités et participe à l’amélioration des processus et des façons de faire.
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant cette fonction. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité : Diplôme d’études secondaires et une formation en bureautique (DEP en secrétariat ou autre) ou scolarité équivalente.

Expérience : Minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans un poste de secrétaire de direction.

Français : 

• Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit.
• Posséder une bonne habileté rédactionnelle.

Anglais : Connaissance de l’anglais, considérée comme un atout.

Connaissances informatiques :

• Excellente connaissance de la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, etc.);
• Aisance avec les outils de travail collaboratif.
• Excellent sens de l’organisation;
• Professionnalisme;
• Autonomie et initiative;
• Rigueur et souci du détail;
• Esprit d’équipe;
• Excellentes relations interpersonnelles et habiletés à interagir avec les membres de la haute direction;
• Posséder une grande capacité d’adaptation;
• Savoir gérer les priorités tout en travaillant sous pression avec de courtes échéances;
• Savoir faire preuve d’une très grande discrétion considérant la nature privilégiée et confidentielle des dossiers et des communications.

TRAITEMENT

Conformément à la politique salariale en vigueur pour le personnel administratif, l'échelle salariale se situe entre  57 928$ et 84 332$ par année (indexation de 2,5 % à venir au 1er avril 2026).

CANDIDATURE

Toute personne intéressée par cette offre doit faire parvenir, par courrier électronique, son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation d’un maximum de 2 pages indiquant ses motivations, ses expériences, ses réalisations et aptitudes la préparant à assumer les responsabilités de cette fonction, avec la mention du numéro de concours 25-26/27, avant le 23 mars 2026, à 16 h

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