Stagiaire Adjoint(e) administratif

Vous êtes bilingue, expérimenté(e), polyvalent(e), débrouillard(e), en recherche active de défis stimulants et vous voulez jouer un rôle déterminant dans une entreprise en pleine croissance ? Voici une belle opportunité pour vous !
En étroite collaboration avec le directeur générale, vous serez appelé à fournir des services confidentiels de coordination, d'administration et de secrétariat et assumerez les responsabilités suivantes :

Rôle et responsabilités

• Faire la relecture et la mise en page des documents d'appels d'offres
• Participer aux réunions, préparer les ordres du jour et en rédiger les comptes rendus.
• Effectuer le suivi des différents documents de projets pour classement papier et électronique.
• Effectuer toutes autres tâches administratives relatives aux projets.
• Coordonner, produire, traduire, revoir et finaliser les documents et présentations effectués à l'intention des divers intervenants internes ou externes, incluant la mise en page et les présentations graphiques.
• Coordonner, planifier et organiser les réunions.
• Assurer la relève à la réception à l’occasion.
• Accomplir diverses tâches de nature administrative : rédaction, correspondance, classement, photocopies, production de rapports, ouverture et suivi de dossiers, etc.;
• Effectuer la gestion d’agenda et suivi, des appels téléphoniques et des courriels du Président, incluant la planification des rencontres et des rendez-vous;
• Contribuer à titre de support administratif lors de projets spéciaux;
• Imprimer plusieurs documents de natures différentes pour une variété de rencontres;
• Contribuer à l’effort d’équipe lors des périodes de pointe;
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat ou nécessitée par ses fonctions.
• Préparer et compiler les rapports de dépenses ainsi qu'autres documents financiers dans un logiciel pour le departement finance
• Gérer le courrier externe.
• Rédiger la correspondance en français et en anglais.

Profil typique

• AEC ou DEC en Administration;
• Habileté avec l’ordinateur et la Suite Microsoft Office;
• Entregent et dynamisme;
• Anglais fonctionnel (obligatoire).
• Sens du service et de l’accueil;
• Sourire et dynamisme;
• Proactivité et débrouillardise.

Conditions d'emploi

Date d’entrée en fonction : dès que possible;
Durée : à déterminer;
Temps plein ou partiel : entre 8h à 17h30 / semaine;
Stage non rémunéré;