Adjointe administrative

Adjoint(e) administrative

Habitations Trigone est à la recherche d’une adjoint(e) administrative au département des opérations pour notre bureau chef situé à Beloeil. Vous êtes une personne dynamique, très débrouillarde et possédez une rapidité de compréhension? Ce poste est fait pour vous! Sous la supervision de l’adjointe de direction, vous aurez un mandat d’assistance pour les différents processus des opérations.

Responsabilités

• Établir et mettre en place des structures organisationnelles (formats électronique et papier) pour le déroulement des projets/activités et établir un calendrier de travail afin de respecter les échéanciers;
• Assurer le service d’appui administratif et de gestion pour la direction de son département;
• Offrir, au nom de la direction de son département, le soutien-conseil au personnel en matière de requêtes, de présentations de formulaires, et d’établissement de calendriers de tâches à accomplir;
• Rédiger des communiqués/notes d’information, baux commerciaux, offres d’achat et des lettres, en français et en anglais;
• Concevoir des gabarits à des fins de présentations de formulaires/documents;
• Réponds aux appels et aux demandes de renseignements, par téléphone, par voie électronique ou par écrit et transmets les messages dans les plus brefs délais;
• En l’absence de la direction de son département, évaluer l’importance des demandes et les acheminer à la personne d'autorité qui pourra en assurer le suivi;
• Coordonner la logistique des réunions et des comités auxquels participe la direction du département;
• Préparer et expédier aux membres internes et externes de ces réunions/comités l’ordre du jour, le procès-verbal et tous les documents pertinents pour chacune des réunions;
• Assister le Directeur dans la collecte de données pour des projets spéciaux et, au besoin, fait la compilation de données à des fins statistiques;
• Établir et maintenir un système de classement efficace de la correspondance, des divers documents de recherche et des dossiers traités par le département et veille à en conserver la confidentialité;
• Assurer le suivi et la gestion des dossiers de tous les véhicules corporatifs (assurances, immatriculations, mouvement de véhicules, ventes/achats, etc.);
• Traiter les commandes de mobiliers et coordonner les achats et l’installation avec le fournisseur visé;
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Diplôme d’études postsecondaires en administration, bureautique ou secrétariat et un minimum de cinq (5) années d’expérience;
• Expérience dans l’utilisation des systèmes informatisés et de logiciels tels que : Outlook, Excel, Word, traitement de texte, tableurs, chiffriers, bases de données, internet;
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles;
• Grande autonomie et sens des responsabilités;
• Aptitudes à gérer avec discrétion une multitude d’informations;
• Organisée, minutieuse, flexible, discrète, en mesure de produire une grande quantité de travail de qualité;

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, seuls les candidats retenus pour les étapes de sélection seront contactés.

Notez que le générique féminin est utilisé dans le but d'alléger le texte.